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Email已经失控了。对大部分工作的人来说,Email实在太多了,它已经成为焦虑的源泉,成为衡量我们落不落后的标准。
我大量地阅读关于这个主题的内容,想从我自己的经历着手,看其他人怎么处理email带来的后果。
有些人将email看得和Twitter一样,一连串的公告消息不断飘过,沉浸其中,直到有片刻缓和的时候,但是,人们没有感到有责任去回复每一条。
还有些人收件箱里堆满了没有回复的邮件,5000封,10000封甚至30000封,最后邮箱爆满,只能删除所有的,从头开始,假想发件人还会再给你发送邮件。
但在这些偏激的方式中,还是存在一些策略的。有些规范能防止email降低你的效率,摧毁你的自我。
如果你觉得我在支持“收件箱零邮件”运动,那你想错了。“收件箱零邮件”是指一天结束时,你的收件箱必须是空的,在收到邮件2分钟之内你就得立即回复,另外,你需要归档到邮件文件夹。
然而对我来说,这简直是自欺欺人。因为移动收件箱中的信件并不代表你已经处理过了,尽管你将它“藏起来”了,但始终是萦绕你脑海的待处理事件。如果你问我,我会说这是自欺欺人。
以下是我的建议。遵循下面的方法,你能更快地处理邮件,重拾工作生活的平衡。
1. 别做电子邮件的奴隶
每次你听见提示声想起,有新的邮件时,你就一下子没了工作思路。你就会丢掉手头上做的一切事,去看收到了什么邮件。你甚至会打开邮件,看到有趣的链接,接下来的事你应该想得到,你已经上了7分钟网。
所以干脆关掉来信提示声(在菜单、偏好或者设置里去看)。
另外,限制自己一天只能查看3次邮件。早上、午餐后,和一天结束时。别再一天查看几十次了。不管做什么,给自己一个找寻动力的机会。别担心会不会丢失什么重要信息,如果人们有急事找你,他们会发短信或者打电话。
2. 终止无期限的邮件束缚
有个好办法来防止信件源源不断地到来,那就是少外发邮件,要做到这点,那就得先发制人地结束谈话。
方法一:“我将在周五发送我的提议,要是你没有消息,那我就这样做了。”
你已经让对方“出局”了,你的话让他不得不结束这个谈话。不像一些消息还得反复回复,比如:什么时候比较好?我能周五发吗?当然了,听起来很不错。好的,就周五发吧。
方法二:“周二、周三或者周四下午两点到四点我都有空,确定好后告诉我一声。”
用一封信件,你就已经明确通知了你的空闲时间,你的同事也就能确定会议时间了。你就省得再去说一连串的“抱歉,那会我没空,周四行吗?”
方法三:采用邮件分类速记法。写上“不用回复“,这就让对方不用再总结你的邮件了。
有些人甚至把整个信息都写在了邮件主题栏里,后面附上“已完”,就像下图所示:
这样你的同事就省去了打开邮件的步骤,他收到消息后就可以删除邮件了。
3. 保存输入
用自动扩充程序。你有时候反复输入同一文字,如:“谢谢你!”“收到,马上去做”,“没问题”“希望能有用”,还有你的地址、电话号码以及一些属于日常工作用的短语。
用输入扩充程序,你可以把这些作为缩略语储存起来,不管何时你输入这些,他们就会恢复到原来的文字。比如:
ty = Thank you very much!
ma = Much appreciated.
np = No problem.
Addr = My address is: 1244 North Elm Street, Chicago, IL, 60609.
你也可以为经常打错的字设置扩充字,比如“teh”代表“the”。这些程序是通用的,不仅仅在邮箱里适用。
在Mac系统,这个功能是内置的。打开系统预设,点击键盘设置,再点击文本选项卡,按+号键,然后你就可以创建缩略词了。
Windows系统里,短语快递软件也有同样的功能,但是它更复杂,它甚至可以基于你之前的输入,完成整个句子。
没必要一天就创造一大串缩略词,如果你慢慢地建立,记得会更牢固。我用这个程序用了15年了,到目前为止,一共有400多个条目。比如这个句子:“y wdtbv how little i ac type tz days”指的是“You wouldn’t believe how little I actually type these days.”
要花个几分钟时间去建立输入扩充词,但他们确实很节省时间,也降低了重复输入的压力,消除了输入错误。
4. 用Unroll.me服务
不管你做过与否,这个服务会提供一个你主要的订阅条目。所有的时事通迅、优惠券交易、银行交易,基本上所有你收到的这些底部都会有一个“退订”链接。Unroll.me通过一个小小的退订按钮,将它们隔离开来。
你点击退订按钮后,立马就不会受到来信了,即使要花上今天才真正生效。
很奇怪的是,当退订了5项之后,你如果不在Facebook或者Twitter上发布点什么和Unroll.me相关的东西,你就不能继续退订,这就是所谓的“代价”。但是也是值得的。Unroll.me并不会识别所有的垃圾邮件,但是它已经很厉害了。
任何你不退订的销售信息都会堆积成一个简单的文集,而且以它的方式不断更新。
5. 学会使用邮件规则
几乎所有的邮件都允许你创建规则或者过滤器,这个过程基于发信人和发信内容而自动处理来信。如果有人给你发的只有愚蠢的笑话和虚假的励志故事,你可以建立一个规则,自动将这些信件移入垃圾文件夹。
雅虎邮箱和谷歌邮箱的这些规则叫做过滤器,要想设置的话,去齿轮状菜单里选择设置选项。
点击过滤器,然后选择新增选项或者创造新的过滤器,然后能看到一个对话框,在这里就能设置规则了。下图所示,任何来自irs.gov网站的邮件都会移入Guvmint文件夹。
谈到谷歌邮箱,也是在设置里,点击收件箱选项,你可以使用收信箱弹出式菜单,提出各种谷歌方案,来辨别信件和确定重要信件的优先等级,比如说将它们置项。
在Outlook邮箱和Apple邮箱也有类似的设置。
没有什么魔法按钮能让你源源不断的邮件减少。但是,通过移除不重要的垃圾邮件,将啰嗦的回复最少化,以及运用其它软件,你可以比较好的管理这些邮件。